Kaip tinkamai rengti susitikimus?

Kaip rengti susirinkimus taip, kad visi dalyvautų sprendimų priėmimo procese. Susirinkimui būtina pasiruošti.  Rengiasi ne tik pranešėjai, ruošiasi ir klausytojai. Šiuo tikslu pranešėjai turėtų išsiųsti savo pranešimų tezes visiems  dalyviams, nes kitaip tai bus nebe susirinkimas, o bandymas suprasti, kas vyksta, ir ką daro pranešėjas, kuris savo ruožtu bando paaiškinti auditorijai savo pranešimo esmę. Tuomet klausytojo protas negali pakankamai giliai apmąstyti to, kas sakoma, todėl daromos  spontaniškos, paviršutiniškos, atsižvelgiant į nuotaiką, išvados. Geriausia, jei visi iš anksto pasidomėtų klausimais, kurie bus aptariami susitikime, susipažintų su jais, ieškotų papildomos informacijos arba konsultuotųsi su šios srities ekspertais. Svarbiausia susirinkime žinoti nuomonę asmenų, kurie gali jame nedalyvauti, bet nuo kurių gali priklausyti galutinis sprendimas. Būtina, kad pranešėjas apgalvotų savo pranešimo strategiją. Tai reiškia, kad reikia iš anksto apgalvoti galimus diskusijų raidos būdus. Turite numatyti, ką pasakys konkretus susitikimo dalyvis, ir parengti specialius argumentus tokioms situacijoms.

Geriausias susirinkimas yra tas, kuriame iš anksto žinote, kaip jis baigsis. Tai nėra manipuliavimas, tai gilus problemos tyrimas. Taip dirba tikri profesionalai. Jiems diskusijų metu nėra ir negali būti jokių netikėtumų. Į susitikimą turėtų atvykti tik tinkami žmonės.

Susirinkimo dalykinę dalį reikėtų pradėti iš karto: trumpai paaiškinkite, kokia yra problema ir kokia yra dabartinė situacija; pasiūlykite, ką, jūsų manymu, galima ir reikia padaryti. Kokių sprendimų imsitės ir, svarbiausia, ko tikitės iš susitikime dalyvaujančių asmenų. Kuo trumpiau, aiškiau ir suprantamiau kalbėsite, tuo geriau visiems.

Tiksliai supraskite, ką reikia pabrėžti. Jei akcentas netinkamas, sprendimas nebus priimtas. Tai įprasta klaida susitikimuose. Ataskaitoje labai gerai pasiūlyti daugiau nei vieną sprendimą, nurodant kiekvieno iš jų privalumus ir trūkumus. Ir nepamirškite, kad jūsų norimas variantas pasiūlymų sąraše turėtų būti pirmas arba paskutinis, taip jis bus logiškai teisingai suvokiamas ir patrauklus visų dėmesiui.

Darant paprastas išvadas, turėtumėte:

– kalbėti trumpai ir aiškiai;

– kai kritikuojate, pasiūlykite savo sprendimą arba tylėkite;

– diskutuojant apie nuomones: pakartokite, sutikite, pridėkite savo požiūrį;

– vieno asmens kalba neturėtų trukti ilgiau nei vieną minutę.

Geriausia, jei po diskusijų galutinis sprendimas nepriimamas, o paskiriama baigiamojo darbo grupė, kuri surinktų visas pastabas ir pati parengtų galutines išvadas.

Laura Butkevičienė

Šaltinis / Ruzov V.O. Kaip suburti svajonių komandą, (2018)