Efektyvus laiko valdymas: būdai ir metodai

Pagrindinė laiko planavimo problema yra ta, kad viena laiko planavimo sistema paprastai primetama visai komandai, kaip tinkama kiekvienam be išimties.  Mes visi esame skirtingi, todėl kiekvieno mūsų laiko planavimas taip pat skiriasi. Todėl geriausia vienoje įmonėje nustatyti bendras gaires, kurias kiekvienas darbuotojas taikys su nedidelėmis korekcijomis ir savo prigimčiai būdingais ypatumais. Pirmiausia darbuotojus reikėtų konceptualiai suskirstyti į du tipus: darbininkus-šimtakojus ir darbininkus- garnius. Pirmiesiems sąmonė leidžia vienu metu atlikti kelis darbus. O štai «garniams» net dvi užduotys, patikėtos tuo pat metu, gali būti neįveikiamos. 

Laikas gali turėti vienokios ar kitokios įtakos žmogaus sąmonei,  priklausomai nuo paros meto. Vakare žmogaus protas labiau atsipalaiduoja, todėl laiko planavimo požiūriu jis nėra toks efektyvus, kaip ryte.

Kitas svarbus reiškinys laike – jo priklausomybė nuo bendradarbiavimo su kitais žmonėmis. Įtempti santykiai komandoje sukelia profesinį sąstingį.Tokioje komandoje vadovas jėga propaguoja savo užduotį. Todėl vienas iš darbo su laiku veiksnių yra sukurti draugišką atmosferą komandoje.

Laikas priklauso nuo vertybių. Paradoksalu, bet vertybės dažnai padeda pasiekti sėkmę greičiau nei logika. Pavyzdžiui, viena iš svarbiausių vertybių kelyje į sėkmę yra privalomo pradėto darbo užbaigimo principas. Tegul užduotis praranda savo aktualumą, bet jei ji nebus baigta, tai sukurs blogiausią įprotį, kuris palaipsniui nužudys sėkmę ir efektyvumą – įprotį mesti tai, kas buvo pradėta.

Galiausiai viena iš svarbiausių vertybių yra proto aiškumas. Jei protas aiškus, lengva pamatyti tikslą ir būdus, kaip jį pasiekti greičiau. Jei tikslas neaiškus, neaiškus ir planas jam pasiekti, todėl neaiškūs ir konkretūs veiksmai. Taigi visose darbo komandose turi būti grupė, kuri būtų atsakinga už galutinių ir tarpinių tikslų nustatymą.

Silpnas protas žudo laiką. Yra dvi pagrindinės proto silpnybės, kurios žudo mūsų laiką. Pirmoji – nuolatinis galvojimas apie problemas, kurių neįmanoma išspręsti.  Ir antroji – tai mąstymas apie problemą, kurios neketinama spręsti. Tuščios mintys daug pavojingesnės net už tuščias kalbas.

Kitas laiko žudikas – per ilgas planavimas. Tokie darbuotojai tampa mąstytojais, nuolat planuoja ir diskutuoja. Tai prasminga tik tuo atveju, jei nuolat imamasi realių veiksmų. Laiko švaistymo problema yra ta, kad neįmanoma sukurti tobulo plano, todėl ir nebūtina jo sukurti tobulai. Reikia parengti pagrindinius punktus, pagal kuriuos turėtų būti vykdoma veikla, ir pradėti pačią veiklą, kuri nuolat koreguos planą. Veiksmingiausias planavimas – tai nuolatinis planų koregavimas atsižvelgiant į praktinės veiklos rezultatus.

Jei turite reguliariai atlikti tą patį veiksmą, jis turėtų būti standartizuotas. Paprastas atsakymo į laiškus pavyzdys. Jei bent kartą per tris dienas gaunate daugiau ar mažiau panašaus turinio laišką, būtinai paruoškite standartinį atsakymą ir išsaugokite jį būsimiems atsakymams.

Dar vienas laiko žudikas – klasikinė darbų sąrašo schema. Reikia ne tik užrašyti veiklos pavadinimą, bet ir iš karto priskirti jai kitą žingsnį, kuris padės judėti į priekį. Tai vadinama pozityviuoju planavimu.

Sąrašai ir kalendoriai. Kalendoriuje turėtų būti tik tai, ką neatidėliotinai reikia padaryti tą dieną ir tuo laiku. Visos kitos užduotys turėtų būti įtrauktos į einamąjį sąrašą, kuris nėra susietas su konkrečia data, nes mažiau svarbių užduočių planai nuolat keičiasi.

Šaltinis / Ruzov V.O. Kaip suburti svajonių komandą, (2018)